Confira o passo a passo de como implementar ferramentas digitais na gestão do seu negócio

Implementar ferramentas digitais na gestão do seu negócio é uma excelente maneira de investir na sua empresa.

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Com essas ferramentas é possível aumentar a produtividade, assim como a qualidade das atividades. Além disso, elas ajudam a colocar a sua empresa de frente com o futuro.

Mas como fazer para colocá-las em prática? Quais são os passos para isso? É exatamente isso que você encontra abaixo. Continue lendo e confira como modernizar sua gestão!

Por que implementar ferramentas digitais no seu negócio? Saiba agora

Implementar essas ferramentas pode ser o que faltava para a sua empresa decolar. Ou, então, para garantir que ela se mantenha relevante no futuro.

Com a modernização da empresa, torna-se possível aumentar a produtividade. Igualmente, rever a forma como os processos da empresa são realizados de modo a encontrar novas soluções.

Ainda, é possível desburocratizar alguns setores e aproveitar da melhor maneira as capacidades e habilidades dos seus colaboradores.

Tudo isso pode se revelar não apenas no aumento da produção e da qualidade dos produtos, mas também no engajamento de colaboradores.

Além disso, o uso de ferramentas digitais tende a baratear alguns processos. Ao mesmo tempo, por se tratar de itens que processam dados com exatidão, é possível evitar erros comuns nas empresas.

Passo a passo para implementar ferramentas digitais no seu negócio

Mudar a forma de desenvolver um negócio nem sempre é fácil. Afinal, é necessário adequar processos, escolher ferramentas e preparar as pessoas envolvidas nessas mudanças.

Igualmente, são vários os investimentos, cuidados e preparos que se fazem imprescindíveis. Por isso, muitas empresas acabam sempre postergando essas mudanças.

Contudo, ignorar a necessidade de colocá-las em prática não ajuda em nada. Na verdade, isso somente atrasa a possibilidade de aumentar os lucros e a produtividade.

Para ajudar você a não postergar mais as mudanças possíveis com o uso de ferramentas digitais, preparamos um passo a passo completo.

1 – Analise os processos da sua empresa

O primeiro passo para que seja possível operar mudanças e implementar ferramentas digitais no seu negócio é conhecer os processos que nele acontecem.

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Para isso, é preciso fazer uma análise minuciosa das atividades ali realizadas. Assim, analise, um a um, os setores da sua empresa.

Saiba quais são as responsabilidades deles, as tarefas, os processos e a forma de trabalho. Com isso, é possível saber o que pode ser melhorado.

Somente assim se torna possível tomar conhecimento sobre quais são as necessidades da sua empresa. Igualmente, quais são as ferramentas digitais que podem ajudá-la.

Por exemplo, considere o setor financeiro. Ele precisa ter acesso a holerites, controlar o fluxo de caixa, ter conhecimento quanto às entradas e saídas de valores.

Cada uma dessas atividades requer um sistema, envolve dados diferentes, acesso a ferramentas e informações.

2 – Conheça ferramentas digitais disponíveis no mercado

Após conhecer o trabalho de cada um dos setores, procure conhecer ferramentas de gestão que estão disponíveis no mercado.

Por exemplo, para o setor financeiro é possível utilizar softwares de geração de holerite, assim como de programação de pagamentos etc.

Por outro lado, o RH pode se beneficiar pelo uso de controle de ponto digital, que facilita tanto no controle de horas quanto no cálculo dos valores de jornada.

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Com um ponto digital, os cálculos de horas extras e banco de horas ocorrem automaticamente. Isso não dá espaço para erros humanos.

Igualmente, este tipo de produto, como o controle de ponto, pode ser utilizado para controle e distribuição de escalas, gestão de faltas e férias.

Portanto, é um modo de concentrar em um só lugar uma série de informações. Igualmente, de automatizar processos burocráticos e que ocupam desnecessariamente o tempo dos colaboradores.

Já a gestão de projetos pode se beneficiar tanto com ferramentas de distribuição de tarefas quanto com um timesheet de controle de tempo de atividades.

Ou seja: o que não faltam são ferramentas que podem ajudar na gestão do negócio de um modo geral e, também, dentro de cada um dos setores.

3 – Prepare as equipes para as mudanças

Após conhecer os processos da empresa e as ferramentas que podem torná-los mais eficientes, é importante preparar as equipes para as mudanças.

E, aqui, cabe ressaltar que é natural que haja certa resistência à implementação dessas mudanças. Isso ocorre em qualquer lugar e é algo normal ao ser humano.

Por isso, comece a preparar as equipes o quanto antes. Ao fazê-lo, lembre-se de ressaltar a importância das mudanças e como elas poderão ajudar na execução de trabalhos.

Ou seja, convença os colaboradores de que as novas ferramentas beneficiarão não apenas a empresa, mas também a eles.

Além disso, também treine os colaboradores para que possam lidar de forma correta com as novas ferramentas. A capacitação, neste sentido, é imprescindível.

Promova treinamentos, conceda materiais teóricos e explicativos e garanta que todos tenham acesso às informações necessárias para uso das ferramentas.

Desse modo, as mudanças se tornam menos traumáticas e são implementadas de maneira mais rápida e segura.

4 – Invista na mudança cultural

Outro ponto para implementar novas ferramentas digitais de gestão diz respeito à necessária mudança cultural na empresa. Para isso, comece dando o exemplo.

Isto significa que os gestores devem vestir a camisa dessas mudanças. Eles devem encabeçar o uso das novas ferramentas.

Ainda, promova um diálogo aberto quanto às mudanças que serão implementadas e mantenha a empresa aberta quanto a sugestões sobre novas ferramentas e alterações.

5 – Garanta assistência técnica

Por fim, o último passo para implementar ferramentas digitais de gestão pra o seu negócio é garantir o acesso à assistência técnica.

Uma vez que estamos falando de mudanças e alterações dentro da empresa, é natural que surjam problemas com o uso das ferramentas ou dúvidas.

Por mais que o uso seja intuitivo, é crucial manter uma assistência técnica que possa responder às dúvidas, assim como orientar na utilização correta da ferramenta.

Isso dá mais segurança aos colaboradores na hora de utilizar as novas ferramentas. Igualmente, evita que surjam problemas pelo mau uso.

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