Como ter uma alta produtividade no trabalho

Todos nós temos aqueles dias em que completar nossas tarefas atribuídas parece fora de alcance. Com a tentação das mídias sociais, jogos para celular e internet em geral – para não mencionar a agitação constante das pessoas no escritório – é fácil ser vítima de interrupções e distrações no trabalho. Então, o que nós podemos fazer sobre isso? Como ser produtivo no trabalho? Continue lendo para descobrir.

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Como ter uma alta produtividade no trabalho. Fonte da imagem: Pixabay

O que significa ser produtivo?

“Como ser produtivo no trabalho?” é a velha questão que assola empregados e empregadores em todo o mundo. Independentemente de onde você trabalha e o que faz, todos estão sempre procurando novas maneiras de serem mais eficientes e eficazes.

Mas o que realmente significa ser produtivo? Concluir mais tarefas em sua lista ou trabalhar mais horas não significa necessariamente que você está sendo mais produtivo. Significa apenas que você está mais ocupado, e produtividade não deve ser confundida com ocupação.

Produtividade significa alcançar resultados efetivos no menor tempo possível, deixando você com mais tempo para desfrutar livremente. Envolve trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. Significa refinar processos, acelerar fluxos de trabalho e reduzir as chances de interrupções.

A produtividade é melhor alcançada ao analisar sua maneira atual de trabalhar, identificando os gargalos, falhas e obstáculos e, em seguida, encontrando maneiras de melhorar. Veja a seguir algumas dicas para ter uma alta produtividade.

1. Pare de ser multitarefa

A multitarefa pode dar a impressão de que mais tarefas podem ser realizadas à medida que você faz várias coisas ao mesmo tempo. No entanto, o oposto é verdadeiro.

Uma pesquisa mostrou que tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo prejudica a produtividade e que a mudança entre as tarefas pode custar até 40% do tempo de alguém. Isso porque seu foco e concentração são constantemente prejudicados devido à necessidade de alternar entre as tarefas.

Se você tiver muitas tarefas no seu prato, determine suas prioridades e aloque tempo suficiente para cada tarefa. Dessa forma, você pode trabalhar primeiro no que é urgente e ter tempo suficiente para concluir o restante de suas tarefas.

2. Use a matriz de Eisenhower para priorizar melhor

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta para ajudá-lo a priorizar tarefas em termos de urgência e importância. Como co-fundador da Dairy Free Games, achei imensamente valioso; sempre parecia haver mil incêndios queimando, mas usar essa ferramenta me ajudou a decidir quais apagar e quando.

Veja como a matriz se divide:

• Urgente e Importante: Tarefas que você mesmo tem que fazer agora, ou conversas e decisões que você deve tomar como quarterback rapidamente.
• Não Urgente e Importante: Projetos que exigem planejamento e estratégia, mas que podem atrasar um pouco. Você ainda precisará definir um prazo para isso e reservar um tempo em seu calendário para trabalhar especificamente neles, mas talvez não seja necessário resolvê-los hoje.
• Urgente e Não Importante: Tarefas que devem ser concluídas, mas que você deve delegar a outra pessoa. Pense: arquivos, documentos ou processos que precisam ser atualizados – trabalhos que precisam ser feitos rapidamente, mas que não exigem você ou seu melhor engenheiro.
• Não Importante e Não Urgente: Ideias que são melhor eliminadas da sua lista de tarefas. Ou, pelo menos, tarefas que deveriam ser adiadas até que todos os outros itens importantes tenham sido verificados. Estes podem ser “legais de se ter” – eles não são urgentes ou críticos.

A parte mais importante aqui é decidir quais itens de ação devem ser concluídos por você e quais podem ser delegados. Para muitos, você tem a sensação de que tudo que é urgente também é importante, e tudo que é importante DEVE ser feito por você. Mas com o tempo – através da utilização desta matriz – você percebe que urgente e importante são, na verdade, qualificadores diferentes.

3. Desative as notificações

De acordo com uma pesquisa da Gallup, mais de 50% dos proprietários de smartphones nos EUA admitem checar seus telefones algumas vezes por hora.

Desligar o telefone – ou pelo menos suas notificações – durante o horário de trabalho é uma boa maneira de evitar que você verifique seu telefone o tempo todo.

O mesmo se aplica ao seu computador. Se você tiver o privilégio de acessar as mídias sociais em sua área de trabalho, desative as notificações lá.

Outra boa dica é sair de suas contas de mídia social. Portanto, quando você sentir vontade de verificar, pode ser influenciado porque sua página não é tão facilmente acessível.

4. Gerenciar interrupções

Existem certas interrupções no escritório que são inevitáveis, como seu gerente solicitando uma reunião rápida ou seu colega pedindo ajuda. Para lidar com isso, sua melhor abordagem é saber lidar com interrupções como um profissional.

Seja proativo e informe as pessoas ao seu redor sobre sua necessidade de foco. Ative seu status como “ocupado/indisponível” em seu aplicativo de bate-papo de trabalho.

Se você estiver com um prazo, deixe seus colegas saberem que você precisa se concentrar e realmente gostaria de não ser interrompido no momento, ou até mesmo trabalhar em casa, se essa for uma opção viável para você.

Ao antecipar e ter um plano para gerenciá-los, isso minimizará suas chances de ser afetado por interrupções.

Fonte/Crédito: Life Hack

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