Carreira
7 exemplos de organização no local de trabalho
Manter o local de trabalho organizado, limpo e ordenado garante que as informações, documentos e arquivos da empresa permaneçam seguros e protegidos. Ao implementar uma organização no local de trabalho eficaz, você também pode aumentar significativamente os níveis de eficiência e produtividade da empresa.
Considere criar e aplicar padrões e políticas organizacionais para garantir que todos os funcionários estejam seguindo os procedimentos corretos para manter o escritório em ordem.
A importância da organização no local de trabalho
A organização no local de trabalho é importante porque mantém todos os funcionários e documentos seguros em todos os momentos. Você pode usar a organização do local de trabalho tanto em arquivos digitais quanto no espaço físico com documentos, máquinas, ferramentas e outros materiais. Com a organização do local de trabalho, os funcionários podem localizar e recuperar ferramentas rapidamente quando necessário, o que economiza tempo na busca por essas ferramentas em várias áreas do escritório.
A implementação de uma estratégia eficaz de organização do local de trabalho também mantém os documentos seguros e protegidos, mantendo um sistema de arquivamento estruturado e protegido. Isso garante que apenas as partes autorizadas possam acessar dados importantes da empresa, o que diminui o risco de perder arquivos importantes e impactar negativamente os dados da empresa.
1.Estabeleça um sistema de arquivamento de desktop
Para mantê-lo eficiente ao concluir tarefas ao longo do dia de trabalho, limpe sua área de trabalho removendo a desordem. Ocasionalmente, passe algum tempo examinando todos os documentos em sua área de trabalho e arquivando arquivos sem importância.
Se você tiver outros documentos ou arquivos espalhados aleatoriamente em seu computador, crie pastas diferentes e classifique-os em pastas claramente identificadas. Isso facilita a recuperação de suas informações quando você está trabalhando e precisa consultar rapidamente informações importantes para uma tarefa.
Revise cada pasta e arquivo para determinar quais são importantes ou contêm informações confidenciais da empresa. Mova esses arquivos para pastas protegidas por senha e compartilhe-os apenas com funcionários que tenham permissão para visualizá-los. Isso garante que todos os dados da empresa permaneçam seguros e reduz as chances de informações ou segredos da empresa vazarem para terceiros não autorizados.
2.Fixe aplicativos e notas na sua barra de tarefas
Pode haver aplicativos que você usa com frequência ao longo do dia de trabalho. Em vez de procurá-los repetidamente em seu computador, fixe-os na barra de tarefas da área de trabalho. Isso facilita o clique rápido e a abertura de um aplicativo, o que permite economizar tempo e aumentar sua produtividade à medida que você trabalha em outras tarefas.
3.Marcar páginas importantes
Semelhante aos seus aplicativos, se você tiver páginas da Web que visita regularmente durante o dia de trabalho, marque-as no navegador para recuperá-las facilmente, quando necessário. Isso pode economizar tempo de digitar o site em um mecanismo de pesquisa todas as vezes.
Em vez disso, você pode clicar rapidamente no link na barra de favoritos e ele o levará imediatamente à página desejada. Se você tiver vários favoritos, classifique-os em uma pasta claramente identificada para recuperar esses sites com mais eficiência quando necessário.
4.Siga uma estrutura de nomenclatura de arquivo
Para garantir que você e todos os funcionários da organização armazenem e recuperem adequadamente os arquivos, você deve estabelecer um sistema que instrua todos os funcionários sobre como classificar e nomear corretamente esses arquivos e pastas.
Por exemplo, você pode instruir todos os funcionários a salvar seus arquivos como “ano, mês, dia nome do arquivo”. Isso deixa claro o que cada um dos arquivos conterá para que os funcionários possam recuperá-los rapidamente sem perder muito tempo procurando por eles.
5.Comprar armazenamento adicional
Você pode ter vários documentos ocupando muito espaço em sua área de trabalho ou em seus arquivos que você não consegue arquivar.
Considere investir em soluções de armazenamento adicionais para manter e recuperar todos os seus arquivos sem ocupar muito espaço, deixando o sistema lento ou sobrecarregando demais os computadores. As soluções de armazenamento em nuvem podem ajudá-lo a acessar facilmente seus arquivos quando necessário em praticamente qualquer dispositivo.
Outros recursos que você pode fazer com o armazenamento baseado em nuvem é compartilhar pastas com outras pessoas, criando um espaço central para que outras pessoas acessem seus arquivos e evitando que ocorram gargalos ao pesquisar determinados documentos.
6.Implementar procedimentos e políticas organizacionais
A criação de procedimentos organizacionais ajuda todos os funcionários a se manterem informados e atualizados sobre como e onde carregar, recuperar e classificar seus documentos. Você também pode introduzir sistemas de software ou ferramentas que todos devem usar para manter tudo em um local centralizado.
Muitas empresas adotam e implementam sistemas de intranet da empresa para que todos os funcionários compartilhem, acessem e visualizem vários arquivos.
Se você tiver determinados procedimentos organizacionais ou sistemas de software que prefere que os funcionários usem, inclua essas informações em uma política no manual do funcionário para que eles possam consultar quando necessário.
7.Agendar compromissos e reuniões eletronicamente
Para manter todos informados sobre as próximas reuniões ou compromissos, use um sistema de agendamento eletrônico que todos os funcionários podem acessar quando necessário. Ele deve rastrear as agendas de todos os membros da equipe para que outros funcionários revisem e construam sua própria agenda.
Por exemplo, se um funcionário precisar marcar uma sessão individual com seu gerente, ele poderá verificar o calendário da empresa para encontrar um horário em que o gerente esteja livre de outras reuniões. Os calendários da empresa também são um ótimo lugar para as pessoas compartilharem seus próprios calendários pessoais, bem como para que outras pessoas saibam quando estão disponíveis para compromissos, perguntas ou assistência em projetos.